EL TELETRABAJO SE AFIANZA EN LAS EMPRESAS

Después de varios meses de confinamientos y tras finalizar el Estado de Alarma una gran mayoría de las empresas han adoptado el teletrabajo como una modalidad que han decidido dejar puesto que han visto que la productividad ha mejorado y es un incentivo más para la conciliación familiar.

Realmente el Teletrabajo lleva años incorporado en otros países y es habitual que los empleados cuenten con sus despachos en sus propios domicilios y que acudan a las empresas sólo en determinados horarios o para asistir a determinadas reuniones.

En nuestro país es menos habitual y esta situación de crisis sanitaria nos lo ha impuesto de un día para otro y, realmente, ha venido para quedarse. 

Para teletrabajar es importante tener las condiciones adecuadas y no sólo de espacio, sino que también es imprescindible contar con las herramientas que nos aseguren que los datos que vamos a tratar van a tener la privacidad y seguridad que necesitan para el correcto cumplimiento de la normativa de protección de datos y para garantizar a quienes nos ceden datos personales que sus datos están seguros.

Como comentaba al inicio de este artículo, esta modalidad de trabajo nos la han impuesto de un día para otro y, quizás, no hemos tomado las medidas adecuadas y entre los errores que me he encontrado cuando he analizado la situación de mis propios clientes puedo destacar:

• No informar a nuestro personal de la seguridad que deben tener en sus domicilios
• Permitir el uso de ordenadores de los propios trabajadores sin tener unas medidas de seguridad correctas
•  Salida de información en diferentes soportes sin un registro adecuado
• No llevar un control de las copias de seguridad
• Acceso remoto a los equipos de la empresa sin utilizar las medidas de seguridad correctas
• Permitir volcado de información de la empresa en los equipos personales…..

Son algunos de los “errores” que más se cometen en las empresas por desconocimiento o quizás porque somos demasiado confiados y es imprescindible tener el mismo control que tenemos en nuestra propia empresa puesto que la responsabilidad ante cualquier incidencia recaería sobre la empresa y aún más si no hemos procedido a informar a nuestro personal de cómo debe actuar.

Lo primero que tenemos que hacer para incorporar esta modalidad de trabajo en nuestras empresas es formar e informar a nuestro personal de cómo actuar correctamente para poder controlar la seguridad y privacidad de todos los datos que van a tratar en sus propios domicilios.

También es importante que la persona designada por la empresa como responsable para el control de cumplimiento de la protección de datos lleve un registro de toda la información que se gestiona tanto interna como externamente y de la salida y entrada de información que puede haber, independientemente del soporte que se utilice para esta salida de información.

Con respecto a los equipos informáticos utilizados en los propios domicilios:

• Es importante que los trabajadores no vuelquen información en sus ordenadores personales. Para evitar este volcado la información puede estar en una nube segura a la que se accede con contraseñas o acceder a los propios ordenadores de la empresa por conexión remota.
• También es importante que estos ordenadores no sean compartidos por otros miembros de la familia, especialmente niños que suelen conectarse a diferentes páginas sin comprobar la seguridad.

Lo más importante es la seguridad que tenemos que tener con esas conexiones:

• La conexión debe ser a través de una VPN con una contraseña establecida que sea lo suficientemente compleja (Ej: Me Gustan las Magdalenas para Desayunar a Las 9 – MglMpDaL9) . Puede ser una contraseña que contenga más de 8 cifras en las que se alternen los números, las letras y algunos caracteres especiales. Como he puesto en el ejemplo lo podemos hacer con alguna frase que siempre recordemos y que será difícil de averiguar.
• Debemos contar con un sistema operativo que permita actualizaciones.
• Debemos contar con un antivirus actualizado.
• Si tenemos una cámara es importante que la tengamos tapada.
• Tener cuidado especial con los correos (phising). Últimamente proliferan mucho los correos cuyo remitente es una empresa, organismo o cualquier entidad que nos adjunta un fichero que al activarlo nos descarga un código malicioso. Antes de abrir un correo es importante tener la seguridad de la procedencia de ese correo y no abrir los ficheros sin comprobar realmente de dónde proceden.
• Es importante hacer copias de seguridad.

el teletrabajo ha venido para quedarse y es importante que lo hagamos correctamente y utilicemos los medios adecuados para mantener la seguridad de nuestras empresas y es importante que formemos a nuestro personal para dicho cumplimiento

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