Con los nuevos avances tecnológicos, tanto las empresas como los empleados cuentan con un amplio abanico de recursos que les permite aumentar la productividad laboral, ahora bien, el uso de estas nuevas tecnologías también puede ocasionar graves problemas en las empresas por un mal uso o control indebido de estos nuevos sistemas y por el aumento de los datos personales que se tratan dentro de la empresa.

En este artículo veremos cómo debemos de cumplir con la normativa de Protección De Datos haciendo un uso correcto de los nuevos sistemas de control que se han ido incorporando a las empresas.

Los empleados, en su día a día, hacen uso de diferentes sistemas informáticos que son propiedad de la empresa y que pueden ser controlados desde la misma empresa: ordenadores, internet, móviles…

El Tribunal Supremo ha establecido cuáles son los límites en el ejercicio de las facultades de control empresarial del uso por parte de los trabajadores de los medios tecnológicos propiedad de la empresa puestos a su disposición, creando la figura jurisprudencial de la “expectativa razonable de intimidad” en dicho uso.

Para evitar que el empleado genere esta expectativa de privacidad y por tanto pueda determinar la nulidad de la medida de control por vulneración del derecho a la intimidad en la empresa deben informar a los empleados de la siguiente manera:

Entregar por escrito a cada trabajador una información que contenga:

• Información sobre la existencia de la posibilidad de control empresarial sobre dicho uso.
• Reglas o normas concretas del uso de estos medios (con prohibiciones totales o parciales del uso extra-laboral).
• Medios de control que utilizará la empresa para tal fin (software de monitorización o de captura de pantallas, informes periciales informáticos, acceso a contenidos, entre otros).
• Adopción, en su caso, de medidas disciplinarias para los casos de incumplimiento.

Otro de los avances que actualmente se está incorporando a las empresas es la utilización de sistemas de registro o fichaje biométrico.

Estos sistemas, cada vez con mayor implantación en las empresas, captan determinados parámetros biométricos de la huella digital, el iris, voz o la morfología del rostro del empleado, con la finalidad de identificar al trabajador en su acceso a determinadas zonas de trabajo posibilitando con ello un registro de la hora concreta de entrada y salida.

Cabe preguntarse, si estos sistemas afectan a derechos tan básicos como la intimidad o la propia integridad física o moral del trabajador. Sobre esta cuestión ya han tenido oportunidad de pronunciarse tanto el Tribunal Supremo (STS 2/07/2007) y jurisprudencia de suplicación (STSJ Murcia 25/01/2010), como la Agencia de Protección de Datos (entre otros, Informe 0324/2009), estableciendo claramente la licitud de estos sistemas al tratarse de medidas adecuadas, pertinentes y no excesivas, estando limitadas a la mera identificación de los empleados para el cumplimiento del control horario.

No existirá intromisión ilegítima en la intimidad de los empleados, siempre y cuando exista una advertencia e información previa tanto de su instalación como de los motivos de su implantación, haciendo especial mención de su uso para el control laboral.

Otro de los sistemas utilizado cada vez con más frecuencia en las empresas es el sistema de videovigilancia en los puestos de trabajo de los empleados y una de las preguntas más frecuentes es si su uso es correcto o no dentro de la empresa.

Siempre que las imágenes se capten con la finalidad de supervisar el cumplimiento de las obligaciones laborales de los trabajadores, y no se vulneren sus derechos fundamentales, tales como la propia imagen, la dignidad o la intimidad, la medida de videovigilancia se considerará como regla general adecuada y no excesiva.

Es importante tener en cuenta que:

• El empresario no necesitará el consentimiento expreso del trabajador para el tratamiento de las imágenes que han sido obtenidas a través de las cámaras instaladas en la empresa con la finalidad de seguridad o control laboral, entendiendo por “razones de seguridad” el control laboral que se realice sobre hechos ilícitos imputables a empleados, como puede ser robos, hurtos o manipulación de tickets de caja, excluyendo otro tipo de control laboral “que sea ajeno a la seguridad”, tales como el control horario o de jornada, ausencias del puesto de trabajo, efectividad del trabajo, entre otros aspectos.

• La empresa tiene el deber de informar a sus empleados y para esto colocará carteles informativos en sitios visibles donde estará disponible la información del responsable, la legitimación, finalidad de dicho tratamiento….

• Lo importante será determinar si el dato obtenido se ha utilizado para la finalidad de control de la relación laboral o para una finalidad ajena al cumplimiento del contrato, porque sólo si la finalidad del tratamiento de datos no guarda relación directa con el mantenimiento, desarrollo o control de la relación contractual el empresario estaría obligado a solicitar el consentimiento de los trabajadores afectados.

• La captación de las imágenes deberá limitarse a los espacios estrictamente necesarios, no pudiendo implementarse en espacios vetados a la utilización de este tipo de medios como vestuarios, baños, taquillas o zonas de descanso, igualmente, no podrán ser captadas conversaciones privadas entre los empleados.

• Las imágenes deberán serán eliminadas en un plazo máximo de 30 días, pudiendo conservarse bloqueadas aquellas que registren una infracción o incumplimiento de los deberes laborales de los empleados.

• En todo caso deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información, evitando accesos por terceros no autorizados o su utilización con finalidades diferentes a las enunciadas.

Uno de los sistemas más utilizados para el control laboral es la localización exacta del empleado en todo momento, durante su jornada laboral, sobre todo en puestos de trabajo desarrollados fuera del centro de trabajo, como es el caso de comerciales o vigilantes de seguridad.

¿Cuándo podemos hacer uso de los sistemas de geolocalización dentro de la empresa?

• Si el vehículo o el dispositivo móvil es propiedad de la empresa y su uso es exclusivo para tareas laborales:

La empresa tiene el deber de informar al trabajador de que se ha instalado o activado un sistema de localización. No es necesario el Consentimiento del trabajador ya que está obligado a aceptarlo.

• Si el vehículo o el dispositivo móvil es propiedad de la empresa, pero se permite al trabajador su empleo para asuntos personales:

En esta situación queda a decisión del trabajador, y bajo su responsabilidad, el uso o no de esas herramientas (vehículo, móvil, tablet) durante su tiempo de ocio o descanso, estando informado de que su actividad está siendo recogida por los sistemas de control de la empresa. No obstante, si el sistema de localización quedara activado durante largos intervalos fuera del horario laboral (por ejemplo, durante el periodo de vacaciones del trabajador), se podría estar vulnerando el principio de proporcionalidad. En estos casos, lo correcto sería desactivar o desinstalar todos los sistemas de localización.

• Si el vehículo o el dispositivo móvil es propiedad del trabajador, pero lo pone a disposición de la empresa para el desempeño de su trabajo:

Esta situación es similar al supuesto anterior.

Lo que sí hay que tener en cuenta es que la empresa, EN NINGÚN CASO, tendrá derecho a instalar sistemas de localización en los vehículos o dispositivos de uso exclusivamente privado que empleen sus comerciales. 

RESUMIENDO

LAS EMPRESAS `PUEDEN HACER USO DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL LABORAL DE SUS EMPLEADOS PERO SIN OLVIDAR QUE TIENEN EL DEBER DE INFORMAR.

Artículo publicado por Elisa Campoy Soler

Consultora Experta y Delegada de Protección de Datos en Grupo Altabir