Como responsables de la Protección de Datos de nuestras empresas tenemos el deber de informar a nuestros empleados de todos los aspectos que estén relacionados con la normativa y dentro de esta información nos encontramos con el uso correcto de los dispositivos digitales y de la información que les tenemos que facilitar, bien a través de un correo electrónico o bien teniendo esta información en algún sitio visible destinado a emitir información a los trabajadores.
Equipamiento informático y recursos
Con carácter general, está prohibido utilizar para fines privados los recursos informáticos y telemáticos de la empresa, incluido Internet y el correo electrónico, pues su cometido es que se utilicen exclusivamente para actividades directamente relacionadas con el puesto de trabajo del usuario y con la cuenta de correo electrónico facilitada por la organización.
Actividades prohibidas
Está totalmente prohibida la instalación del cualquier software o aplicación que no haya sido previamente autorizada por la organización, así como la utilización de la cuenta de correo electrónico corporativa para fines ajenos a la actividad de la organización.
Dispositivos portátiles y móviles
Los dispositivos portátiles y móviles (como ordenadores, tabletas, teléfonos, etc.) que la organización pone disposición de sus empleados y que, eventualmente, pueden utilizarse fuera de sus instalaciones, podrán ser utilizados por los usuarios para uso privado exclusivamente fuera de horas laborales, con las limitaciones establecidas en el punto anterior.
En caso de que el usuario utilice los dispositivos digitales para uso privado, se recomienda que no almacene información personal propia en dicho dispositivo (como documentos privados, fotografías, etc.), pues puede ser objeto de las revisiones establecidas en el punto siguiente.
Acceso al contenido de los dispositivos digitales
Tal y como establece el artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, la organización podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar e l cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.
En este sentido, la organización se reserva la posibilidad de adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control, como son las revisiones de los dispositivos proporcionados o del servidor de correo electrónico, los recursos utilizados o las conexiones a Internet realizadas, entre otras, para verificar el cumplimiento, por parte del trabajador, de sus obligaciones y deberes laborales, con los límites establecidos por la Ley y la jurisprudencia.
NO ACTUAR CORRECTAMENTE CUMPLIENDO CON LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS PUEDE TRAER SANCIONES INNECESARIAS. NO OLVIDEMOS QUE TENEMOS EL DEBER DE INFORMAR A NUESTROS EMPLEADOS
Más información sobre el Deber de informar y otras medidas de responsabilidad proactiva en apps para dispositivos móviles
https://www.aepd.es/sites/default/files/2019-11/nota-tecnica-apps-moviles.pdf
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Artículo publicado por Elisa Campoy Soler
Consultora Experta y Delegada de Protección de Datos en Grupo Altabir