Con la puesta en marcha del nuevo RGPD hablamos constantemente del consentimiento del interesado para poder utilizar sus datos correctamente cumpliendo con la normativa de protección de datos. Pero, tenemos claro qué es ese consentimiento y cómo debemos cumplir?

Consentimiento del interesado es: "toda manifestación de voluntad libre, especifica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le concierne".

El artículo 7 del RGPD establece las condiciones en las que debe ser prestado el mismo. En concreto:

1. Cuando el tratamiento se base en el consentimiento del interesado, el responsable deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales.
2. Si el consentimiento del interesado se da en el contexto de una declaración escrita que también se refiera a otros asuntos, la solicitud de consentimiento se presentará de tal forma que se distinga claramente de los demás asuntos, de forma inteligible y de fácil acceso y utilizando un lenguaje claro y sencillo. No será vinculante ninguna parte de la declaración que constituya infracción del presente Reglamento.
3. El interesado tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento previo a su retirada. Antes de dar su consentimiento, el interesado será informado de ello. Será tan fácil retirar el consentimiento como darlo.
4. Al evaluar si el consentimiento se ha dado libremente, se tendrá en cuenta en la mayor medida posible el hecho de si, entre otras cosas, la ejecución de un contrato, incluida la prestación de un servicio, se supedita al consentimiento al tratamiento de datos personales que no son necesarios para la ejecución de dicho contrato.

La normativa permite utilizar los datos de carácter personal de sus empleados sin su previo consentimiento, siempre que lo haga dentro del marco de la relación laboral y dicho uso sea necesario para cumplir con las obligaciones derivadas de esta relación contractual. Hacer las nóminas es algo que, como empresario y empleador, debe realizar para cumplir con sus obligaciones.

En otros casos es obligatorio solicitar el consentimiento del trabajador para poder tratar sus datos personales. Además, en el momento de obtener su consentimiento, debe informarles de los derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, etc... el reglamento concede, debiendo proporcionar un medio gratuito y fácil de utilizar para el ejercicio de estos derechos.

A diferencia de los datos indicados para la confección de las nóminas, las fotografías no son en absoluto necesarias para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral con sus empleados.

Por este motivo, y aun cuando las fotografías se tomen cuando los empleados están trabajando en la empresa, deberá recabar su consentimiento para hacerlas y utilizarlas.

En el tablón de anuncios de la empresa se publican normalmente los turnos de trabajo de los empleados, el calendario de vacaciones, días de permisos, etc. pero nos surge la duda de si podemos hacerlo.

Estas publicaciones incluyen nombres y otras informaciones que permiten identificar a las personas por lo que no pueden hacerse públicas sin el expreso consentimiento de los trabajadores. Se exige que todos los trabajadores firmen una cláusula de información y consentimiento. Ésta quedaría incorporada a sus contratos, en la que se les advierte y permiten que se publique en el tablón la información que les concierne.

Ya son varias las veces en las que me preguntan si se pueden poner micrófonos en el trabajo, la respuesta es que no es legal grabar conversaciones en el trabajo sin el consentimiento expreso del trabajador.

Esta es una cuestión muy conflictiva pues no existe normativa específica que regule la instalación y utilización de estos mecanismos de control y vigilancia consistentes en sistemas de captación de imágenes o grabación de sonidos dentro de los centros de trabajo, por lo que son los órganos jurisdiccionales los encargados de ponderar, en caso de conflicto, en qué circunstancias puede considerarse legítimo su uso por parte del empresario.

La respuesta es sí. En virtud de dichas potestades de dirección y control, el empresario puede implantar un sistema de localización de sus flotas y equipos por GPS, sin necesidad de pedir el consentimiento a nadie.

Ahora bien, la existencia de esta legitimación legal, no exime a la empresa, en absoluto, de la obligación de informar a los afectados (en este caso, al trabajador) acerca de cuál es el tratamiento de datos que se realizará, cuál es la finalidad que se persigue y qué derechos asisten a los propios trabajadores. Y corresponderá también a la empresa la carga de demostrar, si fuera necesario, que ha dado cumplimiento a este deber de informar.

Os muestro una ficha modelo básica para poder recoger el consentimiento de los trabajadores en una empresa:

SI ANALIZAMOS ESTE ARTÍCULO LA CONCLUSIÓN QUE PODEMOS SACAR ES QUE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LOS TRABAJADORES TIENE QUE SEGUIR UNAS PAUTAS SIMILARES A LAS DE CUALQUIER CLIENTE EXTERNO Y NO PODEMOS HACER CON LOS DATOS LO QUE QUEREMOS, AUNQUE SEA PERSONAL QUE TRABAJA PARA NOSOTROS.

EL CONSENTIMIENTO EXPRESO ES OBLIGATORIO PARA TODOS Y DEBEMOS INFORMAR A NUESTROS TRABAJADORES DE TODO LO QUE HACEMOS CON SUS DATOS PERSONALES Y DEMOSTRAR QUE HAN SIDO INFORMADOS CORRECTAMENTE.

ANTE UNA RECLAMACIÓN, NO NOS SERVIRÁ EL…. YO LE INFORMÉ

Artículo publicado por Elisa Campoy Soler

Consultora Experta y Delegada de Protección de Datos en Grupo Altabir