Con la aprobación del Reglamento Europeo de Protección de Datos, aparece un nuevo principio fundamental para el cumplimiento normativo conocido como principio accountability o principio de responsabilidad activa.
Accountability significa que las empresas y organizaciones no solo tienen que cumplir con la normativa, sino que tienen que demostrar que realmente la cumplen. En definitiva, se deberán establecer procedimientos que garanticen que se aplica correctamente la normativa de protección de datos y, además, se pueda demostrar la efectividad de su aplicación y su cumplimiento.
En concreto, el artículo 5 del RGPD establece:
(1.f) el responsable del tratamiento deberá garantizar el cumplimiento de los principios relativos al tratamiento, así como la figura responsable de demostrarlo. Por tanto, es fundamental definir adecuadamente las actividades de tratamiento y documentar los análisis realizados, así como dejar trazabilidad de los mismos y de las conclusiones que los soportan para poder garantizar la responsabilidad proactiva.
(2) El responsable del tratamiento será responsable del cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 1 y capaz de demostrarlo (responsabilidad proactiva).
Para cumplir con este principio, será necesario analizar los datos que se tratan y las obligaciones que se deben aplicar para garantizar su seguridad.
Para ello, se establecerán los objetivos y la normativa para configurar la estrategia que se implantará.
Todo modelo de cumplimiento deberá ser sometido a su correspondiente trazabilidad, y todos y cada uno de los requisitos exigibles por mandato del RGPD deberán ser sometidos a un estricto seguimiento por parte de los responsables del tratamiento y las autoridades de control competentes.
En realidad, todos los datos de carácter personal deberán ser fiscalizados por un mecanismo adecuado de trazabilidad, que garantice su seguimiento a lo largo de su tratamiento, desde la recogida hasta su destrucción.
Un sistema de trazabilidad en el modelo de cumplimiento permite tirar del hilo para encontrar el origen de cualquier problema en materia de protección de datos, como un detective cuando hace una reconstrucción de los hechos.
El seguimiento de los datos personales puede aportar información suficiente para saber todos los elementos que han entrado en juego en su tratamiento. También ayuda a determinar con más precisión la responsabilidad de problemas de seguridad en el sistema de información.
Del mismo modo, si se produjese una brecha de seguridad, se podría localizar de forma fácil y precisa no solo los datos personales afectados, sino todas aquellas amenazas que puedan haber estado en el origen del problema.
Es importante documentar las actividades de tratamiento y los análisis que se realicen.
De esta manera se garantizará la trazabilidad en el tratamiento de datos de carácter personal y así se podrá demostrar que se cumple con el principio de accountability o responsabilidad proactiva.
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Artículo publicado por Elisa Campoy Soler
Consultora Experta y Delegada de Protección de Datos en Grupo Altabir